يتكون نظام المؤتمرات الأساسي من ميكروفون ومكبر صوت ومكبرات صوت وأجهزة عرض سطح المكتب (مثل المحطات الذكية لسطح المكتب وشاشات LCD). يشكل الجمع بين هذه الأجهزة نظام مؤتمرات يعمل على نقل الصوت وعرض المعلومات وتضخيم الصوت، مما يمكّن المستخدمين من الرؤية والسمع والتحدث.
مع التقدم التكنولوجي وزيادة المتطلبات الوظيفية، وخاصة الاستخدام الواسع النطاق لأجهزة الكمبيوتر والشبكات، اتسع نطاق أنظمة المؤتمرات. وهي تشمل الآن التصويت/الانتخاب/المداولات، ومؤتمرات الفيديو، ومؤتمرات الفيديو عن بعد، والمؤتمرات الهاتفية، والترجمة الفورية، وشاشات سطح المكتب. هذه هي العناصر الأساسية لنظام المؤتمرات الحديث، وقد ظهرت سلسلة من الأجهزة ذات الصلة، مثل التحكم المركزي، والتحكم في درجة الحرارة، والتحكم في الإضاءة، والتحكم في الصوت، والتحكم في الطاقة. مدفوعًا بالتطور التكنولوجي الحديث، يتم تعريف نظام المؤتمرات الآن على أنه مجموعة كاملة من الأجهزة والبرامج المتعلقة بالاجتماعات.
